XCAN für Steuerberater & Kanzleien
Die einfache E-Rechnungslösung für Ihre Excel- und Kleinmandanten. Kein Schuhkarton mehr, sondern saubere DATEV V700 Buchungsstapel und GoBD-konforme Beleg-Archive.
Das Problem mit Excel- und Word-Mandanten ab 2025
Seit dem 01.01.2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und unveränderbar archivieren. Viele Mandanten sind überfordert, schicken weiterhin simple PDFs oder scheuen teure, überladene Buchhaltungssoftware.
DATEV-Export (EXTF)
Exportiert Buchungsstapel im DATEV-Format V700 (SKR03 und SKR04) inklusive digital verknüpfter Beleg-PDFs für DATEV Unternehmen online.
Kostenlos für Kleinmandanten
Bis zu 5 Rechnungen monatlich dauerhaft 0 € – perfekt für Nebenerwerb, Freelancer und kleine Handwerksbetriebe.
GoBD-Prüfarchiv
Automatisierte unveränderbare Archivierung mit SHA-256 Prüfsummen und Verfahrensdokumentation für Betriebsprüfungen.
Keine Schulung erforderlich
In 60 Sekunden einsatzbereit ohne Handbuch. Reduziert Rückfragen und Nachforderungen in Ihrer Kanzlei drastisch.
Mandanten-Kommunikations-Kit
Nutzen Sie unsere praxiserprobten Vorlagen für Ihre Mandanten-Rundschreiben zur E-Rechnungspflicht:
1. Mandanten-Rundschreiben (E-Mail / Brief)
Informieren Sie Ihre Mandanten prägnant über die gesetzliche Empfangspflicht seit 2025 und geben Sie eine klare Handlungsempfehlung.
Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten, zum 1. Januar 2025 ist in Deutschland das Wachstumschancengesetz in Kraft getreten. Seit diesem Stichtag ist jedes Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen nach EN 16931) empfangen und unveränderbar archivieren zu können. Dies gilt ausnahmslos auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Wichtiger Hinweis: Einfache PDF-Dateien oder Papierausdrucke genügen gesetzlich nicht mehr als Nachweis für elektronische Rechnungen! Um den bürokratischen und finanziellen Aufwand für Ihren Betrieb so gering wie möglich zu halten, empfehlen wir Ihnen den Einsatz der spezialisierten Lösung XCAN (https://xcan.eu): 1. Kostenlos für Kleinmandanten: Bis zu 5 Rechnungen monatlich dauerhaft kostenfrei (ideal für Selbstständige und Kleinbetriebe). 2. Nahtlose Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei: Sie können Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit einem Klick im offiziellen DATEV V700 Format exportieren und an uns übergeben. 3. Rechtssichere GoBD-Archivierung: revisionssicher über die gesamte Aufbewahrungsfrist (8 Jahre für Rechnungen) mit digitalem Prüfpaket für Betriebsprüfungen. Bitte richten Sie zeitnah ein dediziertes Postfach für Eingangsrechnungen ein und prüfen Sie eingehende Rechnungen auf Standardkonformität. Bei Fragen zur Umstellung oder zur Vorbereitung Ihres nächsten Monatsabschlusses stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Seite. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann, StB Steuerberatung Kanzlei Muster
2. Kurzanleitung & Checkliste für Mandanten
Kompakte 4-Punkte-Checkliste: Was Mandanten jetzt mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen tun müssen.
Checkliste E-Rechnung 2025 für Mandanten (Steuerberatung Kanzlei Muster) [ ] 1. Zentrales Rechnungspostfach einrichten (z.B. rechnung@ihrefirma.de) [ ] 2. Eingangsrechnungen im Original-XML oder ZUGFeRD-PDF digital sichern (nicht nur ausdrucken!) [ ] 3. Eingehende Rechnungen im kostenlosen XCAN-Validator auf Gültigkeit prüfen [ ] 4. Bei Ausgangsrechnungen an Behörden zwingend die Leitweg-ID des Kunden erfassen [ ] 5. Zum Monatsende den DATEV V700 Export in XCAN herunterladen und an Steuerberatung Kanzlei Muster übermitteln
3. DATEV-Export Übergabeanweisung
Hinweistext, wie Mandanten Ihnen den Monatsabschluss als DATEV ZIP-Datei per E-Mail oder Upload übergeben.
Anleitung: Übergabe des Monatsabschlusses an Steuerberatung Kanzlei Muster 1. Loggen Sie sich in XCAN ein und navigieren Sie zum Menüpunkt "DATEV-Export". 2. Wählen Sie den gewünschten Abrechnungsmonat sowie Ihren Standardkontenrahmen (SKR03 oder SKR04). 3. Klicken Sie auf "DATEV Buchungsstapel (ZIP) herunterladen". 4. Senden Sie diese ZIP-Datei per E-Mail an Steuerberatung Kanzlei Muster oder laden Sie diese in DATEV Unternehmen online hoch. Die Datei enthält bereits alle Buchungssätze sowie die digital verknüpften Belegbilder.
Technische DATEV-Spezifikationen
XCAN erzeugt CSV- und ZIP-Pakete im DATEV-Format EXTF Version 7.00; jede Buchung verweist über den Beleglink auf das Belegbild im ZIP.
Standardkontenrahmen SKR03
Erlöskonto 8400 (19% USt), 8300 (7% USt), 8195 (§ 19 UStG). Gegenkonto Debitoren (10000-69999).
Standardkontenrahmen SKR04
Erlöskonto 4400 (19% USt), 4300 (7% USt), 4185 (§ 19 UStG). Gegenkonto Debitoren (10000-69999).
Häufige Fragen von Steuerberatern
Kann XCAN direkt in DATEV Unternehmen online importiert werden?
Ja! Der exportierte DATEV-ZIP-Container enthält die Buchungssatz-CSV sowie die zugehörigen Beleg-PDFs und lässt sich direkt über den DATEV Belegtransfer einspielen.
Wer haftet für die Richtigkeit der E-Rechnungen?
Rechnungen werden vor der Finalisierung nach den Regeln von EN 16931 und XRechnung geprüft; die Ausgabe unseres Generators testen wir in der Qualitätssicherung mit dem offiziellen KoSIT-Validator. Der Mandant bleibt im Rahmen der GoBD für die inhaltliche Richtigkeit seiner Angaben verantwortlich.
Können wir als Kanzlei Sonderkonditionen erhalten?
Mandanten im Business-Tarif laden ihre Kanzlei als Steuerberater ein. Sie wechseln dann in XCAN zwischen allen Mandanten, sehen Rechnungen und Belege nur lesend und laden DATEV- und GoBD-Exporte selbst herunter.
Testen Sie die DATEV-Schnittstelle kostenfrei
Generieren Sie einen Test-Export oder laden Sie Muster-Belege im E-Rechnungs-Validator hoch.